6 stappen die je niet mag vergeten bij de organisatie van je webinar!

1) Maak een plan

Leg in dit plan de uitgangspunten vast:

• Waarom: bepaal je doelstelling en maak deze SMART.
• Wie: bepaal wie je wil bereiken. Hoe concreter, hoe beter!
• Wanneer: kies de dag en het tijdstip waarop je je webinar gaat houden. Hou hierbij ook in gedachten wanneer de doelgroep kan. 
• Wat: bepaal de opzet van je webinar:
  • Wie wordt de spreker?
  • Wil je gebruik maken van een webinar host en/of een moderator?
  • Welke interactieve elementen wil je gebruiken en waarom?
  • Maak gebruik van een presentatie om je verhaal visueel te ondersteunen
• Waar: bepaal wat je belangrijk vindt dat de deelnemers zien. Is het ok dat ze zien dat je in je woonkamer achter de laptop zit of wil je dat de achtergrond die zichtbaar is aan bepaalde eisen voldoet?

Tip!
Dit hoeft geen boekwerk te worden. Als je toe kunt met één of twee A4-tjes, helemaal prima! Leg het wel vast. Mijn ervaring is dat het waardevol is op bepaalde momenten terug te kunnen grijpen op de uitgangspunten en afspraken die je hebt vastgelegd. Zo voorkom je dat discussies telkens terug komen en dat je planning in gevaar komt.

2) Maak een planning en betrek je collega’s

Een webinar hoeft geen ‘one man show’ te zijn. Werk je met collega’s die je met hun kennis, expertise en netwerk verder kunnen helpen? Zorg er dan voor dat je hen betrekt bij de voorbereidingen. Maak een planning, stem af wie wat doet en spreek elkaar aan. Werk je alleen? Ook dan helpt een planning om te bepalen wat je allemaal moet doen en wat je eerst moet doen. 

3) Kies een interessant onderwerp voor je doelgroep 

Hou bij het bepalen van je onderwerp altijd je doelgroep in gedachten. Zij zullen zich (bewust of onbewust) de vraag stellen ‘what’s in it for me?’. En zorg er dan ook voor dat je dit in wervende teksten in gedachten houdt. De keuze om wel of niet te registreren wordt in een fractie van een seconde genomen en dus moet je tekst pakkend zijn en aansluiten bij de lezer.

Tip!
Stel jezelf de vraag of je zelf in zou schrijven voor een webinar met het onderwerp dat je gekozen hebt als je er een uitnodiging voor zou krijgen. Twijfel je, of is het antwoord nee, dan ga je misschien nog teveel uit van wat jij eruit wil halen of is het nog niet interessant genoeg voor de lezer. Scherp je onderwerp en teksten dan aan.

Of vraag iemand uit je netwerk (die in je doelgroep zou vallen) of het interessant zou zijn om een dergelijke webinar te volgen. Zij geven je eerlijke en waardevolle feedback die je kunt gebruiken om het onderwerp nog verder aan te scherpen. 

4) Wat is er technisch mogelijk en wat wil je?

Er zijn veel webinar softwaretools op de markt. Hier kun je relatief eenvoudig gebruik van maken. Sommigen zijn gratis, anderen betaald. Een aantal zaken die je kunnen helpen als je nog een keuze moet maken voor een software tool, staan hieronder:

• Kun je de tool gebruiken zowel met een computer als met een tablet of mobiel apparaat?
• Is de software webbased of moet je een programma installeren?
• Hoe werkt het aanmeldproces?
• Welke mogelijkheden voor interactie biedt de tool? Denk aan polls en een chatfunctie.
• Welke mogelijkheden voor delen van content biedt de tool? Denk aan scherm delen, presentaties, aanbiedingen etc.
• Wat zijn de kosten? Zijn deze eenmalig of zijn er abonnementskosten van toepassing?
• Is er een helpdesk beschikbaar? Hoe en wanneer zijn zij bereikbaar en in welke taal bieden zij hulp?
• Heb je de mogelijkheid de communicatie die wordt verstuurd aan te passen aan de gewenste (huis)stijl?

Zo houd je de organisatie helemaal in eigen hand. 

Tip!
Wil je je liever richten op de inhoud van het webinar en het werven van de juiste mensen, dan kun je er ook voor kiezen om de technische kant uit te besteden. Mansveld Audio Video Controls biedt hier oplossingen voor. Wil je meer weten, neem dan contact op met Mike de Vries.

5) Werven van deelnemers

• Kanalen
  Bepaal welke kanalen je in wil zetten om deelnemers te werven. Denk aan eigen mailinglijst, social media kanalen, netwerken van je collega’s, partners met wie je kunt samenwerken etc. 
• Start op tijd
  Neem voldoende tijd voor het werven van je deelnemers. Start dus (als dat kan) ruim op tijd, als het kan minimaal een week of 3.

6) Oefen je presentatie

Vaak onderschat, maar essentieel: oefen je presentatie zoals je hem ook in het echt zou doen. Dus voor de camera, met iemand die meekijkt en vragen kan stellen. Zo kun je zaken die niet goed lopen nog aanpassen en kom je tijdens de webinar niet voor verrassingen te staan.