Zo organiseer je een webinar dat je helpt je doelstellingen te realiseren
Deze tijd van social distancing en de anderhalve meter maatschappij vraagt om alternatieve manieren om met elkaar in contact te komen en blijven. Zo is het belangrijk voor bedrijven in verbinding te blijven met hun medewerkers. En zoeken zij naar manieren om met klanten en prospects in contact te komen en blijven. Dat wordt lastig zonder de gezellige vrijdagmiddagborrel of die beurs of dat evenement waar je je klant wilde ontmoeten.
Webinar – hype of here to stay?
Ik ontvang nog altijd veel uitnodigingen voor het volgen van webinars, over heel uiteenlopende onderwerpen. Webinars worden al heel lang georganiseerd maar op de één of andere manier was het geen middel dat bij mij als marketeer als eerste naar boven kwam bij het inrichten van een campagne. Nu ik er een aantal gevolgd heb, zie ik zeker de toegevoegde waarde. En ook de valkuilen die de huidige hype met zich mee brengt.
Want ook al lijkt het alsof ‘iedereen’ nu een webinar organiseert, het is goed je te blijven realiseren dat het geen doel op zich moet zijn. Je zet dit middel in om je doelstelling te bereiken, net zo goed als je andere communicatiemiddelen een doel dienen. Toch ben ik nieuwgierig genoeg geworden naar de mogelijkheden om te onderzoeken wanneer je het inzet en voor welke doelstelling het geschikt is.
Dit heeft mijn zoektocht naar een plan van aanpak opgeleverd
Online vind je veel informatie over wat een webinar ‘functioneel’ is en stappenplannen voor de organisatie ervan. Maar wanneer maak de je keuze om een webinar te organiseren in plaats van een ander communicatiemiddel in te zetten? En wat komt er bij kijken als je dit gaat organiseren? In deze blog ga ik daar op in.
Wat is een webinar en wat kan ik er mee?
Een webinar is een lezing, workshop, college of soortgelijke presentatie of vorm van kennisoverdracht die plaatsvindt via het internet, aldus Wikipedia.
Dit zijn de kenmerken van een webinar:
- Schaalbaar: het aantal deelnemers is praktisch ongelimiteerd.
- Laagdrempelig: inschrijven is eenvoudig en de deelnemer kan het op zijn eigen apparaat bekijken.
- Beperkte investering: geen kosten voor locatie, catering of parkeren. Alleen een investering in techniek is nodig.
- Interactiviteit: is mogelijk d.m.v. chat, polls of het gebruik van call to action buttons.
- Achteraf inzicht in gegevens gebruikers, interactiviteit en vragen die gesteld zijn via de chat.
- Achteraf gepersonaliseerde follow-up te maken aan de hand van gebruikersstatistieken.
De voordelen van een webinar
- Veel mensen tegelijkertijd informeren (one-to-many communicatie).
- Sessies zijn op te nemen en dus ook achteraf te bekijken en te delen.
- Inzichten opdoen en gegevens vastleggen voor mogelijke after sales/ follow-up acties.
- Direct reageren op vragen in de chat of hier later op terugkomen bij de vraagsteller.
- Mogelijkheid om aanbiedingen te lanceren en te voorzien van call to action knoppen tijdens de webinar.
- Niet alles hoeft live. Je kunt ook zaken vooraf opnemen en deze tijdens het webinar delen.
Voor welke onderwerpen kun je een webinar inzetten?
Het onderwerp van je webinar is medebepalend voor het succes ervan. Erg belangrijk dus om hier tijd en aandacht aan te schenken.
Denk altijd aan de deelnemers bij het kiezen van je onderwerp. Het moet toegevoegde waarde voor hen bieden. Dat is de eerste en meest bepalende factor voor een potentiële deelnemer om zich wel of niet in te schrijven. En als ze zich eenmaal hebben ingeschreven, moet de inhoud van de webinar vervolgens ook goed aansluiten bij de verwachting die ze hebben. Anders haken ze alsnog af tijdens het kijken.
In principe kun je een seminar organiseren voor elk onderwerp dat je wil. Respecteer wel onderstaande voorwaarden:
- Het moet interessant en relevant zijn voor je doelgroep.
- Er moet inhoudelijk voldoende over te vertellen zijn.
- Maak het zo concreet mogelijk. Liever één onderwerp per webinar en meerdere webinars organiseren als je over meer onderwerpen iets wil vertellen. Dan in één webinar 5 onderwerpen tegelijkertijd aanstippen.
De drie hoofdfasen om rekening mee te houden bij de organisatie van je webinar
De organisatie van een webinar kun je grofweg opdelen in drie fasen:
- De voorbereiding
- De dag van de webinar
- De evaluatie en follow-up
Zoals bij zoveel zaken het geval is, is het succes van je webinar grotendeels afhankelijk van je voorbereiding. Met een goede voorbereiding kun je op voorhand al anticiperen op mogelijke storende factoren. Zo zorg je ervoor dat je tijdens de webinar zelf goed voorbereid bent en je deelnemers zo goed mogelijk van de gewenste informatie kunt voorzien. Neem voor deze fase dus voldoende tijd!
